La factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura en papel. Existen diferentes formatos en los que se puede generar y emitir una factura electrónica, y cada uno tiene características específicas que lo hacen adecuado para diferentes contextos. Los principales formatos son XML, PDF, y otros como EDIFACT, UBL o JSON.
A continuación, explicamos cada uno de estos formatos, cuándo es necesario usarlos y las ventajas y desventajas de cada uno.
1. XML (Extensible Markup Language)
Descripción:
El formato XML es un estándar de marcado utilizado para estructurar y almacenar información. En el contexto de la facturación electrónica, es el formato preferido y más común, especialmente cuando la factura se debe integrar con los sistemas fiscales de los gobiernos o cuando se requiere validación automatizada.
Ventajas:
- Validación automática: Permite que las autoridades fiscales verifiquen la autenticidad y la correcta emisión de la factura mediante sistemas automatizados.
- Estandarización: Es un formato estructurado, lo que facilita su interpretación y validación por software de contabilidad y sistemas de administración fiscal.
- Interoperabilidad: Es compatible con diversas plataformas y software de facturación a nivel global.
2. PDF (Portable Document Format)
Descripción:
El formato PDF es un tipo de archivo de documento que conserva el diseño y el formato original, lo que lo hace ideal para documentos que necesitan ser visualizados de forma legible, como las facturas que se envían al cliente.
Ventajas:
- Legibilidad: El PDF es fácil de leer y puede ser visualizado de forma uniforme en cualquier dispositivo sin perder el formato o diseño original.
- Seguridad: Los archivos PDF pueden ser protegidos con contraseñas, y algunos tienen características de firma digital que aumentan su autenticidad.
- Fácil de imprimir: Dado que el formato se conserva al 100%, las facturas en PDF son fácilmente imprimibles.
3. Otros formatos
EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport):
Es un formato internacional utilizado principalmente en comercio y transporte para el intercambio de datos electrónicos. En algunos países, se utiliza para intercambiar facturas electrónicas en grandes volúmenes, especialmente en relaciones B2B (Business to Business).
UBL (Universal Business Language):
Es un estándar basado en XML que también se usa para crear facturas electrónicas. UBL es más estructurado que EDIFACT y es compatible con varias plataformas comerciales a nivel mundial. Se utiliza sobre todo en países que implementan estándares internacionales para el intercambio de información de negocios.
JSON (JavaScript Object Notation):
Es un formato ligero de intercambio de datos basado en texto que se usa especialmente en aplicaciones web y APIs. En el contexto de facturación electrónica, JSON es menos común, pero está ganando popularidad en algunos ecosistemas más tecnológicos o startups.
Conclusión: ¿Cuándo usar cada formato?
- XML es ideal cuando se requiere cumplir con las normativas fiscales y hacer integraciones automáticas con los sistemas de las autoridades fiscales o con los sistemas ERP de la empresa.
- PDF es el mejor formato para la distribución a clientes, ya que es legible, accesible y ampliamente utilizado para la visualización y archivo de facturas.
- Otros formatos como EDIFACT, UBL o JSON pueden ser útiles en contextos específicos como intercambios B2B a gran escala o en plataformas que requieren una integración tecnológica avanzada.
El uso de cada formato depende principalmente de la legislación fiscal del país, las necesidades de integración tecnológica de la empresa, y el objetivo final de la factura (enviar a autoridades fiscales o a clientes).
